فرانتس آفیس – متصدی پذیرش هتل –  front office یعنی چه؟

فرانت آفیس |  متصدی پذیرش هتل|  front office ،  فردی است که نسبت به انواع واحدهای اقامتی مانند هتل ها و متل ها  و امکانات مختلف آنها آگاهی داشته و با وجود مهارت های تخصصی که از قبل کسب کرده، میتواند میهمان های کشورهای مختلف را پذیرش نموده و خدماتی مطابق با خواسته آنها  معرفی و ارائه کند.

فرانت آفیس| متصدی پذیرش هتل|  front office ، وظایف متعدد و متنوعی را بر عهده می گیرد و در هرحال رفتارش باید مودبانه و صمیمی بوده و حتی در سخت ترین و بحرانی ترین شرایط ، صبر و آرامش داشته باشد. علی رغم تعدد وظایف فرانت آفیس| متصدی پذیرش هتل،  او باید هنگام پذیرش میهمان ها به تمام جزئیات توجه نموده و بتواند به طور موثر با میهمان ها ارتباط برقرار کند. علاوه بر این،  او باید با انواع لهجه ها و فرهنگ های مختلف شهرها و کشورهای مجاور آشنایی داشته و از اصول روانشناسی برای شناخت روحیات میهمان ها استفاده کند.

معمولا ، در هتل های بزرگ، چند فرانت آفیس| متصدی پذیرش هتل به طور همزمان کار می کنند و هر کدام بخشی از مسئولیت های هتل و هماهنگی ها را بر عهده می گیرند. در حالی که در هتل های کوچک، یک فرانت آفیس| متصدی پذیرش هتل مسئولیت کلیه کارهای مرتبط با بخش پذیرش و گاهی وظیفه راهنمایی مسافران به اتاق هایشان را بر عهده دارد.

 

 

تاریخچه هتلداری

صنعت هتلداری برای اولین مرتبه در کشورهای اروپائی، به ویژه کشور سوئیس، مطرح شد. تاریخچه هتلداری به زمانی برمیگردد که از ساختمان‌های کوچک و محقر با انواع امکانات ، برای ارائه خدمات به مسافران استفاده شد و البته صاحبان این ساختمان های کوچک غالبا از  طبقه ثروتمند و اشراف بودند.

جالب است که بدانید، در ابتدا به این مراکز هتل گفته نمی‌شد و این واژه از سال‌ ۱۱۳۸  شمسی برای این ساختمان ها استفاده شد. علاوه بر این،  واژه هتل (hotel) از کلمه hostel مشتق شده که در کشور انگلستان برای نامگذاری این مراکز و ساختمان های آن کاربرد داشت.

همچنین، در کشور امریکا، مکان‌ها و ساختمان هایی که برای میهمان ها در نظر گرفته شده بود، با عنوان inn یا  coffee house شناخته می شدند که به معنای کاروان‌سرا، مسافرخانه، میهمان‌خانه و گاه به معنی منزل بود. صنعت هتلداری در آمریکا با افتتاح سیتی هتل در نیویورک درسال ۱۱۷۲ شمسی شروع شد و این نخستین ساختمانی بود که به منظور معرفی و ارائه خدمات هتلداری شکل میگرفت.

 

وظایف فرانت آفیس| متصدی پذیرش هتل|  front office در هتل

فرانت آفیس| متصدی پذیرش هتل، یکی از پرسنل اصلی و مهم هر هتل محسوب میشود و در صورتی که مسئولیت های خود را به طور کامل و به نحو احسن انجام دهد، می تواند میهمان های داخلی و خارجی بسیاری را به طرف هتل جدب کرده و در نهایت موجب سودهی هتل شود. وظایف فرانت آفیس| متصدی پذیرش هتل|  front office در هتل عبارتند از :

  • رزرو اتاق ها و پاسخ دادن به تمام نیازهای مشتری ها و میهمان ها و خوش آمدگویی به آنها
  • تسلط به اصول فروشندگی و جذب تمام میهمان های مراجعه کننده
  • رسیدگی به خواسته ها، شکایت ها و پیشنهادات میهمان ها
  • در اختیار قرار دادن انواع اطلاعات مورد نیاز میهمان ها
  • همکاری با سازمان های دیگر جهت ارائه انواع خدمات به میهمان ها
  • انجام تمام امور مربوط به میهمان ها هنگام ورود و خروج مانند تحویل کارت شناسایی و ارائه فرم مشخصات و پرکردن آن
  • بررسی درستی و اعتبارکارت های شناسایی
  • استفاده از سیستم های کامپیوتری برای رزرو کردن و ذخیره کردن جزئیات اطلاعات هتل

آموزش فرانت آفیس |متصدی پذیرش هتل|  front office

فرانت آفیس | متصدی پذیرش هتل|  front office ، وظایف حساس و مهم و کلیدی دارد که انجام دادن آنها مستلزم گذراندن آموزش ها و کسب مهارت های خاص است. علاوه بر این، ارتباط با میهمان ها و فرهنگ های مختلف به آنها کمک می کند تا مهارت های خود را ارتقا داده و پیشبرد اهداف هتل را تسریع کنند.

در همین راستا، شرکت طلوع زاینده رود ، بسته آموزشی برای دوره آموزش فرانت آفیس و الگوهای رفتاری در هتل ارائه کرده که به علاقمندان و فعالان این حوزه کمک می کند تا اصول پذیرشگری هتل را آموخته و برای کار و وظایف احتمالی خود اطلاعات و مهارت کافی کسب کنند و موفقیت های چشمگیری به دست آورند. برخی از سرفصل های این دوره عبارتند از :

  • آشنایی با انواع هتل و مراکز اقامتی
  • آشنایی با ستاره و درجه هتل ها و معیار های ارزشیابی هتل
  • آشنایی با انواع اتاق، تخت و سرویس در هتل ها
  • آشنایی با اصول پذیرش میهمان
  • آشنایی با فرم رجیستر کارت
  • آشنایی با ارتباطات و انواع آن
  • آشنایی با اصول روابط در هتل ها
  • آشنایی با شغل متصدی هتل (حداقل شرایط و مدارک لازم برای ورود به این بخش)
  • آشنایی با ساعت کاری متصدی پذیرش هتل
  • آشنایی با شرح وظایف متصدی پذیرش هتل
  • شخصیت شناسی متصدی هتل بر اساس تست mbti
  • آشنایی با فرایند پذیرش در هتل
  • آشنایی با طریقه گرفتن اطلاعات از میهمان
  • آشنایی با شیوه و مراحل پذیرش میهمان
  • آشنایی با انواع پذیرش میهمان (عادی، رزرو، گروهی، vip و …)
  • آشنایی با رک اتاق ها
  • آشنایی با فرانت آفیس و قسمت های مختلف آن
  • آشنایی با دانش و مهارت های مورد نیاز فرانت آفیس
  • آشنایی با وسایل، تجهیزات، انواع فرم های پذیرش
  • آشنایی با وظایف فرانت آفیس در روز و شب
  • آشنایی با رفتار با میهمان با شخصیت های مختلف
  • آشنایی با کنترل ها و برسی های مداوم در کارهای جاری هتل
  • آشنایی کامل با نرم افزار هتلداری و پیاده کردن فرایند و مراحل و عملیات پذیرش میهمان در سیستم هتلداری
  • آشنایی کامل با گزارشات مهم در هتل (گزارش اماکن، جهانگردی، درصد اشغالی و …)
  • آشنایی با مسائل تحویل گرفتن شیفت کاری و پیگیری مسائل مربوط به شیفت کاری قبل
  • آشنایی با مسائل مختلف پیش آمده در طول مدت اقامت میهمانان و شیوه برخورد، پاسخ گویی و حل مشکلات و پیگیری مشکل تا برطرف شدن کامل آن
  • آشنایی با چک اوت و چک این
  • آشنایی با فرایند رزرواسیون و انواع روش های رزرو، قوانین و مقررات رزرواسیون
  • آشنایی با ارتباط فرانت آفیس با واحد خانه داری
  • آشنایی با اهمیت نقش صندوق فرانت آفیس و گزارش مغایرت ها در سیستم پذیرش و رک اتاق ها
  • آشنایی با انواع نرخ ها و تعرفه های قیمتی
  • آشنایی با مهارت های فروش
  • آشنایی با چارت سازمانی در هتل های بزرگ و کوچک و تفاوت در شرح وظایف آنها

 

ثبت نام در این دوره آموزشی


چارت سازمانی | سا ختار سازمانی | نمودار سازمانی فرانتس آفیس

چارت سازمانی | سا ختار سازمانی| نمودار سازمانی ، ساختار سلسله مراتبی از مشاغلی است که در یک سازمان وجود دارند.  چارت سازمانی | سا ختار سازمانی| نمودار سازمانی، به شیوه های مختلف تعیین و رسم شده و معمولا در آن، ارتباطات بین جایگاه ها نیز مشخص می شود.  این چارت سازمانی | ساختار سازمانی| نمودار سازمانی، نشان دهنده ساختار کلی سازمان و یا شرکت بوده و حاکی از این است که هر شغل در سازمان، دارای چه جایگاهی است و چه مشاغلی بالاترین اهمیت و جایگاه را دارند.

چارت سازمانی | ساختار سازمانی| نمودار سازمانی ، یکی از مهمترین ساختارهای هر سازمان محسوب می شود و عدم وجود آن منجر به ناهماهنگی و خلل در مشاغل وگاهی سازمان می شود. چارت سازمانی| سا ختار سازمانی| نمودار سازمانی فرانتس آفیس نشان میدهد که مدیریت فرانت آفیس، بعد از مدیریت هتل، از بیشترین اهمیت برخوردار بوده و حتی بر مدیر اداری و مالی ، مدیر غذا و نوشابه ، مدیر تاسیسات و مدیر خانه داری هتل ، نظارت دارد.

شخصیت مناسب برای فرانت آفیس |متصدی پذیرش هتل |  front office

به طور معمول، شغل ها و مسئولیت های کلیدی و مهم به افرادی واگذار می شود که از نظر ویژگی های شخصیتی، ارزش ها، علایق، مهارت ها، شرایط خانوادگی و شرایط جامعه با آن شغل تناسب داشته باشند. از طرف دیگر ، همه تیپ های شخصیتی می توانند کارهای واگذار شده را با تمرین و کسب دانش به نحو احسن انجام دهند. با این حال ، شخصیت مناسب برای فرانت آفیس |متصدی پذیرش هتل|  front office عبارت است از :

ESFP: این تیپ شخصیتی، به برقراری ارتباط با افراد مختلف علاقمند بوده و به جزئیات و حرف های مشتری ها با کمال دقت گوش می کند. این فرد تلاش می کند تا تمام نیازها و خواسته های مشتریان را برآورده نماید.