سازماندهی موجودی با استفاده از یک سیستم مدیریت انبار بزرگ به این معنی است که شما می توانید خدمات پایدار و قابل اعتماد را برای مشتریان خود ارائه کنید. در این مقاله شما به چهار دلیل می توانید دریابید که اکسل برای ردیابی موجودی در انبار مناسب نیست.
صاحبان کسب و کار معمولا بین استفاده از سیستم های مدیریت انبار کامپیوتری، خودکار یا سیستم موجودی کتابچه مانند اکسل تامل می کنند. یک سیستم کتابچه راهنمای کاربر دارای معایب فراوانی مانند پردازش سفارش آهسته تر، هزینه های کار بیشتر و انبوه موجودی در پایان سال است که نمی توان از آن اجتناب کرد. عدم توجه به این امور می تواند یک اشتباه کوچک طلقی شود اما این اشتباهات می تواند به یک سود بزرگ تبدیل شود.  اگر می خواهید قبل از زمان بندی درخواست های مشتریان را برآورده سازید به جای درست نگاه کنید.

۱- زمان پول است

برای کسب و کارهای کوچک که مقدار محدودی از موجودی دارند یا سرعت کمتری در فروش دارند، از WMS (Warehouse management system) های پر سرعت استفاده می شود که البته به آن نیازی نیست. برای باقی کسب و کارها یک سیستم کار آمد و خودکار ضروری ست که محصولات را در قفسه ها و در محدوده برنامه قرار دهیم. تمرین پرسنل و نحوه کار با اکسل بطرز عجیبی وقت گیر است. دستورات و توابع زیادی برای یادگیری وجود دارد. کارکنان شما از کارمندان ماکروسافت کمتر هستند پس فرآیند یادگیری می تواند سه برابر طول بکشد. و به محض اینکه برنامه در هیات مدیره به روز شود،
کارکنان آموزش برای درک و مدیریت سیستم مدیریت انبار بیشتر قابل انجام و کارآمد هستند و با فیلم آموزشی و متخصصان آنلاین تنها با یک تماس تلفنی.
پول شما در حال سرمایه گذاری است نه از دست رفته!

۲- تصویر کامل نیست

اکسل یک برنامه اعداد است. محصول چگونه ظاهر می شود؟ شما باید فردی را برای دوباره چک کردن ارسال کنید. چقدر فضای خالی در قفسه است؟ و دوباره یک کارمند باید همه چیز را رها کند تا یک نوار اندازه گیری برای ارزیابی وضعیت پیدا کند.
در WMS (Warehouse management system) هر یک از نیازهای خاص مشتری را که هر روز در فایل آن ها ذخیره می شود، ردیابی می کند. آیا می خواهید بدانید حمل و نقل آن ها چگونه ظاهر می شود؟ یک عکس بگیرید و آن را باسهولت ذخیره کنید. دستگاه پانچ را در مسیر قرار داده و  در هنگام ورود محصول با یک کلیک انجام دهید.
همچنین سلول و ردیف های اکسل دارای حافظه و تاریخچه نمی باشد ولی در نرم افزار های برنامه نویسی شده، تاریخچه ثبت شده و قابل پیگیری خواهد بود.

۳- نتیجه غیر واقعی در زمان واقعی

یکی از مضرات سیستم های موجودی کتابچه ای این است که آن ها می توانند کار را بسیار شدید انجام دهند. برنامه اکسل نیاز به نظارت دائمی دارد تا اطمینان حاصل شود که هر تراکنش حساب شده است و محصولات موجود در سطح انبوه مناسب نگهداری می شود. همچنین اشتراک اطلاعات موجود در سراسر کسب و کار بسیار دشوار است. زیرا کمبود کامپیوتر باعث می شود که پرونده موجودی به یک فرآیند بسیار سنگین تبدیل شود. زمان صرف شده در سطوح نظارت بر موجودی را می توان در فعالیت های تولیدی بیشتر برای کسب و کار استفاده کرد، مانند جذب مشتری بیشتر.

۴- خطای انسانی

در استفاده از اکسل نیاز است به کارگران تکیه کرد و این احتمال خطاهای انسانی را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد. مردم فراموش می کنند که یک معامله را ضبظ یا درج کنند و یا به سادگی در تعداد کالا اشتباه صورت می گیرد. در نتیجه سفارشات اضافی ضروری هزینه های حمل  نقل شرکت را افزایش می یدهدو از فضای ذخیره سازی گرانبها استفاده می کند. شمار فیزیکی غیر دقیق نیز ممکن است منجر به عدم سفارش به اندازه کافی از محصول شود. این بدان معنی است که کسب و کار شما می تواند از یک اشتباه در زمان حیاتی رها شود.

بازدهی که یک سیستم مدیریت انبار برای یک کسب و کار به ارمغان می آورد می تواند اقدامات بسیاری باشد؛ کاهش هزینه های نوشتن و هزینه های حمل و نقل، افزایش بهره وری فضا و بازده واقعی، و اجازه دادن به گزارش واقعی در زمان واقعی است که می تواند برای سنجش عملکرد و سودآوری استفاده شود. یک سیستم مدیریت انبار خوب یک جزء ضروری برای هر کسب و کار است که به دنبال حفظ تقاضای رو به رشد مشتری و چشم انداز در حال تغییر است. بنابراین با استفاده کردن از اکسل برای ردیابی موجودی هزینه ی پنهانی آن را نادیده می گیرید.